- Home »
- Undang-Undang »
- 1997 » Undang-Undang Dokumen Perusahaan (UU 8 thn 1997)
1997
Undang-Undang Dokumen Perusahaan (UU 8 thn 1997)
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan :
Silahkan download versi PDF nya sbb:
dokumen_perusahaan_(uu_8_thn_1997)_8.pdf
UU 8/1997, DOKUMEN PERUSAHAAN
*9553 UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA (UU)
NOMOR 8 TAHUN 1997 (8/1997)
TENTANG
DOKUMEN PERUSAHAAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Menimbang:
a. bahwa upaya untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan
kemakmuran rakyat yang bersendikan keadilan sosial bagi
seluruh rakyat Indonesia, merupakan bagian integral
cita-cita kemerdekaan dalam wadah Negara Kesatuan Republik
Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar
19945;
b. bahwa usaha untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara
efektif dan efisien merupakan salah satu dasar kebijaksanaan
Pembangunan Nasional di bidang ekonomi, yang sangat
berpengaruh terhadap kemampuan dunia usaha untuk
mempergunakan peluang dan berkiprah secara sehat dalam dunia
internasional yang penuh persaingan sehingga dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan
rakyat;
c. bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektifitas dan
efisiensi perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan
penyimpanan buku, catatan dan neraca selama 30 (tiga puluh)
tahun dan penyimpanan surat, surat kawat beserta tembusannya
selama 10 (sepuluh) tahun sebagaimana diatur antara lain
dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23), sudah tidak
sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum
masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan;
d. bahwa ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen
sebagaimana tersebut dalam huruf c dan ketentuan-ketentuan
dalam peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan
tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan
arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban ekonomis
dan administratif yang memberatkan perusahaan;
e. bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan
untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan
para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban
membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan
mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan
administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan
pembaharuan mengenai media yang membuat dokumen dan
pengurangan jangka waktu penyimpanannya;
f. bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan
dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media
elektronik atau dibuat secara langsung dalam media
elektronik;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam
huruf a, b, c, d, e, dan f dipandang perlu membentuk
Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan.
Mengingat:
Pasal 5 ayat (1) dan Pasal 20 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
Dengan persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
MEMUTUSKAN:
Menetapkan: UNDANG-UNDANG TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan:
1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan
kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan
memperoleh keuntungan atau laba, baik yang diselenggarakan
oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk
badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan
berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan
yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau
sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang
dapat dilihat, dibaca dan didengar.
3. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen
perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan
jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
pemusnahan dokumen perusahaan.
Pasal 2
Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen
lainnya.
Pasal 3
Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan
data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya
hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 4
Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi
keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun
tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.
Pasal 5
Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi
tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan
yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal
lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 6
Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai
dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan
modal.
Pasal 7
(1) data pendukung administrasi keuangan merupakan data
administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan
sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.
(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1) terdiri dari:
a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti
pembukuan; dan
b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan.
BAB II
PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 8
(1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
(2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat
dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang
Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia.
(3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan
sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun dalam
bahasa asing.
Pasal 9
(1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba
rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca
dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan
atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang
bersangkutan.
(2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan
langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang menentukan
lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib
dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir
tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 10
(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di
atas kertas.
(2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian,
atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan
kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan
usaha atau perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5,
dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya.
Pasal 11
(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung
administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7
ayat (2) huruf a, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun
terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang
bersangkutan.
(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
(3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka
waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna
dokumen tersebut.
(4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat
(3), disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu
jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan
perusahaan.
(5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
ayat (2) dan ayat (3) tidak menghilangkan fungsi dokumen
yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan
sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa
suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan
perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan
hukum lainnya.
BAB III
PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
*9557
Pasal 12
(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya.
(2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan
sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan
yang bersangkutan.
(3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan
kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan
karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan
atau kepentingan nasional.
(4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam
mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang
mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih kepentingan
hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan
naskah asli tersebut.
Pasal 13
Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.
Pasal 14
(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan
oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di
lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan
berita acara.
(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya legalisasi;
b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang
dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya
telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
c. tandatangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
Pasal 15
(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau
media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1)
dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk
*9558 keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap
hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam
mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 16
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen
perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi
diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB IV
PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 17
Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit
kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan
keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 18
(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi
kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional
Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan
perusahaan.
(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan
dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya
memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya penyerahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan
dan pejabat yang menerima penyerahan.
(3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(2) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan
diserahkan.
Pasal 19
(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung
administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11
ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan
perusahaan.
(2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan
berdasarkan jadwal retensi.
(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan
dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk,
*9559 bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan
atau pihak ketiga dalam hal:
a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis
jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
11 ayat (1); atau
b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan
diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan
tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai
guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban
perusahaan maupun kepentingan lainnya.
Pasal 20
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam
mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali
ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan
Pasal 12 ayat (3) dan ayat (4).
Pasal 21
(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20,
dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang
sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya pemusnahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan
pemusnahan.
(2) Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1)
dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.
Pasal 22
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan
pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB V
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 23
Buku, surat, catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal
6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga
puluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini telah
disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya
dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 24
Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6
Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10
(sepuluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini masa
simpanan yang belum mencapai 10 (sepuluh) tahun pemusnahannya
dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 25
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan
pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa Keuangan, dan dalam
waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya
Undang-undang ini pertimbangan tersebut belum diberikan,
pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang
ini.
Pasal 26
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan
persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan
dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai
berlakunya Undang-undang ini persetujuan tersebut belum
diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam
Undang-undang ini.
Pasal 27
Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan
persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan
dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai
berlakunya Undang-undang ini persetujuan tersebut belum
diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 28
Ketentuan dalam Undang-undang ini berlaku juga terhadap:
1. Kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia
atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan
usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan
tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku di negara
setempat;
2. Kantor perwakilan, kantor cabang agen perusahaan asing atau
yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di
wilayah Negara Republik Indonesia; dan
3. Badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian
perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal I angka 1, yang
*9561 dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan
menghasilkan dokumen sebagaimana layaknya perusahaan.
Pasal 29
Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang
(Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23)
tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan
dengan Undang-undang ini.
Pasal 30
Pada saat Undang-undang ini mulai berlaku:
1. Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23); dan
2. Semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan
dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan,
pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip yang
bertentangan dengan Undang-undang ini, dinyatakan tidak
berlaku lagi.
Pasal 31
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara
Republik Indonesia.
Disahkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
SOEHARTO
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997
MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
MOERDIONO
LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1997 NOMOR 18
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 8 TAHUN 1997
TENTANG
DOKUMEN PERUSAHAAN
UMUM
Garis-garis Besar Haluan Negara menetapkan bahwa pembangunan
hukum sebagai upaya untuk menegakkan keadilan, kebenaran dan
ketertiban dalam negara hukum Indonesia yang berdasarkan
Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945, diarahkan untuk
meningkatkan kesadaran hukum, menjamin penegakan, pelayanan
dan kepastian hukum, serta mewujudkan tata hukum nasional
yang mengabdi pada kepentingan nasional.
Pengaruh globalisasi ekonomi dan informasi yang demikian
luas karena perkembangan perekonomian dan perdagangan baik
nasional maupun internasional yang bergerak cepat
mengakibatkan meningkatnya penggunaan dokumen, sehingga
mengharuskan dunia usaha memanfaatkan kemajuan teknologi
untuk meningkatkan kemampuannya secara efektif dan efisien
khususnya dalam pengelolaan dokumen perusahaan.
Guna mencapai tujuan tersebut, pembentukan peraturan
mengenai dokumen perusahaan yang merupakan bagian dari
pembangunan hukum di bidang ekonomi perlu segera disusun,
dalam upaya memacu laju pertumbuhan perusahaan melalui
pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan efisien.
Ketentuan sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) yang mewajibkan setiap
orang menjalankan perusahaan menyelenggarakan pencatatan
tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan
menyimpan dokumen tersebut antar 10 (sepuluh) sampai dengan
30 (tiga puluh) tahun, sudah tidak sesuai lagi dengan
perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di
bidang ekonomi dan perdagangan dewasa ini.
Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen sebagaimana diatur
dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23), juga
ketentuan Undang-undang dan peraturan perundang-undangan
lainnya yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan,
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip menimbulkan
beban yang berat bagi perusahaan karena pelaksanaannya
memerlukan ruangan yang luas, tenaga, waktu, perawatan dan
biaya yang besar.
Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan laba rugi
tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, dan bukti
pembukuan serta data pendukung administrasi keuangan yang
merupakan bagian dari bukti pembukuan atau tulisan lain yang
menggambarkan neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan,
rekening dan jurnal transaksi harian dikurangi masa
penyimpanannya dari 30 (tiga puluh) tahun menjadi 10
(sepuluh) tahun. Sedangkan data pendukung administrasi
keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan,
dan dokumen lainnya, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan
dengan nilai guna dokumen yang disusun dalam jadwal retensi
yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.
Sejalan dengan upaya mengurangi jangka waktu penyimpanan,
penerapan teknologi maju di bidang informatika telah
memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas
atau sarana lainnya dapat dialihkan untuk disimpan dalam
mikrofilm atau media lainnya. Pemakaian mikrofilm atau media
lain tersebut dapat dipastikan semakin banyak digunakan
dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan karena lebih
ekonomis. Untuk menjamin kepastian hukum, maka dokumen
perusahaan yang disimpan dalam mikrofilm dan media lain,
merupakan salah satu alat bukti yang sah.
Untuk menyederhanakan tata cara penyimpanan, pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan, yang penting
artinya bagi efisiensi kegiatan perusahaan seperti diuraikan
di atas, Undang-undang ini memberikan wewenang kepada
perusahaan untuk melaksanakan penyimpanan, pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan dokumen tersebut berdasarkan
jadwal retensi baik menurut Undang-undang ini maupun yang
ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.
Dengan diberlakukannya ketentuan yang mengatur dokumen
perusahaan, maka pembuatan, penyimpanan, pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan dokumen perusahaan dapat dilakukan
dengan sederhana, efektif dan efisien dengan tidak
mengurangi kepastian hukum dan tetap melindungi kepentingan
para pihak dalam suatu hubungan hukum.
Ketentuan mengenai pelaksanaan penyimpanan, pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan dokumen yang diatur dengan
Undang-undang ini tidak dimaksudkan menghilangkan fungsi
dokumen bersangkutan sebagai alat bukti atau kepentingan
hukum lainnya. Oleh karena itu Undang-undang dan ketentuan
peraturan perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan
pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang
(Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 :
23), misalnya Pasal 396, Pasal 397, Pasal 398 dan Pasal 399
Kitab Undang-undang Hukum Pidana tetap berlaku sepanjang
belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang
ini.
*9564
PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas
Pasal 2
Cukup jelas
Pasal 3
Cukup jelas
Pasal 4
Yang termasuk "dokumen lainnya" misalnya Risalah Rapat Umum
Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan, akta otentik
lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu,
Nomor Pokok Wajib Pajak.
Pasal 5
Yang dimaksud dengan:
- "neraca tahunan" adalah salah satu bentuk catatan yang
menggambarkan posisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir
tahun buku yang merupakan pertanggungjawaban keuangan.
- "rekening" adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat
perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang
digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, dan
dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.
- "jurnal transaksi harian" adalah salah satu bentuk
catatan yang menggambarkan adanya transaksi yang dapat
berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya.
- "tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan
kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan
usaha suatu perusahaan" adalah tulisan yang menggambarkan
neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening dan
jurnal transaksi harian.
Pasal 6
Yang dimaksud dengan:
- "warkat" adalah dokumen tertulis yang bentuk dan
penggunaannya ditetapkan menurut aturan tertentu dan
merupakan bukti transaksi, misalnya cek, bilyet giro, surat
perintah membayar, wesel, nota, debet, dan nota kredit.
- perubahan kekayaan, utang dan modal" adalah bertambah
dan atau berkurangnya jumlah dan susunan kekayaan, utang dan
modal.
Pasal 7
*9565
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Yang termasuk:
a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti
pembukuan", misalnya surat perintah kerja, surat kontrak
atau surat perjanjian.
b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari
bukti pembukuan", misalnya rekening antar kantor rekening
harian, atau rekening mingguan.
Pasal 8
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan
untuk memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan
membuat catatan, agar setiap saat dapat diketahui keadaan
kekayaan, utang, modal hak dan kewajiban perusahaan, untuk
melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan
Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga.
Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga
risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban
tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang
bersangkutan.
Yang dimaksud dengan "sesuai dengan kebutuhan
perusahaan" adalah bahwa walaupun setiap perusahaan
diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan
kedalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan
sifat perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan
untuk memberikan penekanan bahwa catatan tersebut dibuat
sesuai dengan ketentuan dalam ayat ini, misalnya harus
menggunakan huruf Latin dan disusun dalam bahasa Indonesia.
Dengan demikian apabila tidak dibuat dengan menggunakan
huruf Latin dan tidak disusun dalam bahasa Indonesia, maka
secara hukum, perusahaan tersebut dianggap belum membuat
catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggungjawab
perusahaan yang bersangkutan.
Ayat (3)
Pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahasa
Indonesia, kecuali baik karena sifat perusahaan maupun untuk
kepentingan tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin Menteri
Keuangan catatan dapat disusun dalam bahasa asing.
Pasal 9
Ayat (1)
- Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan
untuk memberikan penekanan bahwa apabila neraca tahunan
atau perhitungan laba rugi tahunan belum
*9566
ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang
ditunjuk, secara hukum perusahaan dianggap belum membuat
neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan.
- Yang dimaksud dengan "pimpinan perusahaan" adalah
seseorang yang berdasarkan Anggaran Dasar memimpin
perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan baik di
dalam maupun di luar pengadilan.
- Yang dimaksud dengan "pejabat yang ditunjuk" adalah
seseorang yang diberi kewenangan oleh pimpinan perusahaan
untuk mengelola dokumen perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan
untuk memberikan penekanan bahwa pembuatan catatan tidak
boleh melebihi waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir
tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan
kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang
bersangkutan.
Pasal 10
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan
untuk memberikan penekanan bahwa apabila catatan yang
berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan,
atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak
dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat
catatan.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan "sarana lainnya" adalah alat bantu
untuk memproses pembuatan dokumen perusahaan yang sejak
semula tidak dibuat di atas kertas, misalnya menggunakan
pita magnetik atau disket.
Pasal 11
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan
untuk memberikan penekanan mengenai hal yang harus dilakukan
perusahaan, yakni menyimpan dokumen sebagaimana dimaksud
dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun. Dengan demikian
apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang
bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan
tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang
bersangkutan.
ayat (2)
Cukup jelas
ayat (3)
Yang dimaksud dengan "nilai guna dokumen" adalah nilai
dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen
dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan.
Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka
jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10
(sepuluh) tahun atau lebih dari 10 (sepuluh) *9567 tahun.
ayat (4)
Cukup jelas
ayat (5)
Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib
simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan
sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai
daluwarsa suatu tuntutan.
Pasal 12
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan:
- "mikrofilm" adalah film yang memuat rekaman bahan
tertulis, tercetak dan tergambar dalam ukuran yang sangat
kecil.
- "media lainnya" adalah alat penyimpanan informasi
yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang
dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau
ditransformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory
(CD-ROM), dan write-Once-Read-Many (WORM).
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Suatu dokumen perusahaan mempunyai makna "kepentingan
nasional" apabila dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai
historis yang digunakan dalam rangka kegiatan pemerintahan
dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan, misalnya
rekening atau bukti iuran untuk pembangunan Monumen
Nasional, Mesjid Istiqlal.
Selanjutnya yang menentukan suatu dokumen mempunyai
makna kepentingan nasional adalah pimpinan perusahaan.
Ayat (4)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan
untuk memberikan penekanan bahwa pimpinan perusahaan tetap
harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen tersebut masih
mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung
kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan
kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggungjawab
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Yang dimaksud dengan "masih mengandung kepentingan
hukum tertentu" adalah apabila naskah asli tersebut masih
mengandung hak dan atau kewajiban yang masih dipenuhi oleh
pihak yang berkepentingan.
Pasal 13
Penggunaan kata "wajib" dalam Pasal ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan bahwa setiap pengalihan dokumen
perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen
perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil
pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan
sebagai alat bukti yang sah.
Yang dimaksud dengan "legalisasi" adalah tindakan pengesahan
*9568 isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau
ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang
menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan
yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut
sesuai dengan naskah aslinya.
Pasal 14
Ayat (1)
Berita acara dibuat pada saat terjadi pengalihan
dokumen ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
Ayat (2)
Pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar
pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam
mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 15
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan "dianggap perlu", dalam hal
tertentu" dan "untuk keperluan tertentu" misalnya untuk
keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim
dalam pemeriksaan perkara.
Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda
tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan
bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.
Pasal 16
Cukup jelas
Pasal 17
Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan
kepada pimpinan perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan
perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang bersangkutan.
Dalam tata cara tersebut dapat pula ditentukan bahwa
pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan
pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya pemindahan;
b. Keterangan tentang pelaksanaan pemindahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan
dan pejabat yang menerima pemindahan.
Yang dimaksud dengan:
- unit pengolahan" adalah satuan kerja yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua dokumen yang
berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
- unit kearsipan" adalah satuan kerja yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang
sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk disimpan dan
dipelihara.
Pasal 18
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini
*9569
dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban
untuk menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai
nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional
Republik Indonesia. Apabila ketentuan tersebut tidak
dilaksanakan, maka terkena ketentuan Undang-undang Nomor 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Ayat(2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan "daftar pertelaan" adalah daftar
yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah,
dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.
Pasal 19
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan
dimusnahkan, perlu dipertimbangkan dokumen yang karena
sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.
Ayat (3)
Cukup jelas
Pasal 20
Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen
perusahaan yang dibuat di atas kertas tetap disimpan
walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya.
Pasal 21
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Pasal 22
Cukup jelas
Pasal 23
Cukup jelas
Pasal 24
Cukup jelas
Pasal 25
Cukup jelas
Pasal 26
Cukup jelas
Pasal 27
*9570 Cukup jelas
Pasal 28
Angka 1
Cukup jelas
Angka 2
Cukup jelas
Angka 3
Lembaga dalam hal ini meliputi baik Lembaga/Instansi
Pemerintah (misalnya Bank Indonesia dan Badan Urusan
Logistik) maupun Lembaga Swasta (misalnya Yayasan).
Apabila suatu Lembaga/Instansi Pemerintah selain tugas
pokoknya dalam menjalankan fungsi pemerintah melakukan pula
kegiatan usaha tersebut berlaku ketentuan Undang-undang ini,
sedangkan untuk kegiatan dalam rangka menjalankan fungsi
pemerintahan, tetap berlaku ketentuan peraturan
perundang-undangan di bidang administrasi pemerintahan.
Pasal 29
Yang dimaksud dengan "ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847:23)", misalnya Pasal 396 butir 3,
Pasal 397 butir 4, Pasal 398 butir 3, dan Pasal 399 butir 4
Kitab Undang-undang Hukum Dagang.
Pasal 30
Angka 1
Cukup jelas
Angka 2
Cukup jelas
Pasal 31
Cukup jelas
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3674
Silahkan download versi PDF nya sbb:
dokumen_perusahaan_(uu_8_thn_1997)_8.pdf
(ogi/Carapedia)
Tambahkan komentar baru
Komentar Sebelumnya (0)
