5 Rahasia Aturan Email Yang Terlupakan

Email adalah alat yang paling sering digunakan untuk komunikasi di tempat kerja, namun juga yang paling disalahpahami. Bagi orang yang mengandalkan komunikasi via internet, email hampir 90 persen digunakan untuk komunikasi internal. Email yang ditulis dengan buruk, tidak jelas, menyesatkan atau tidak efektif menyebabkan tidak hanya kehilangan waktu dan produktivitas, namun juga membahayakan reputasi seseorang karena memberi kesan buruk pada receiver.

Dilansir dari The Jakarta Post, Andrew Citra Prasatya, Creative junkie, blogger and digital enthusiast menemukan ada lima peraturan yang harus Anda pertimbangkan untuk mengikuti saat menulis dan mengirim email.

Kirimkan ke orang yang tepat

Jika Anda ingin berbicara dengan orang media melalui email, ada dua pilihan: melalui email editorial umum atau email pekerjaan pribadi. Berdasarkan pengalaman Andrew, yang terakhir jauh lebih efektif karena kemungkinan akan mendapatkan tingkat pengembalian yang lebih tinggi dan tingkat publikasi yang lebih tinggi saat menghubungi editor dan jurnalis melalui email pribadi.

Mendapatkan kontak pribadi mungkin rumit. Pertama, tanyakan sekitar. Cara termudah untuk mendapatkan kontak seseorang adalah dengan merujuk pada koneksi yang ada, termasuk keluarga dan teman. Kedua, gunakan media sosial. Sudah hampir pasti bahwa seorang media memiliki akun media sosial yang paling sedikit.

LinkedIn, misalnya, adalah salah satu platform yang paling efektif untuk berhubungan dengan jurnalis dan editor. Temukan nama mereka dari artikel yang diterbitkan, lalu cari di Linkedin. Setelah menemukan profil LinkedIn mereka, kirimi mereka permintaan koneksi yang dipersonalisasi. Biarkan mereka tahu bahwa Anda memiliki sesuatu yang ingin Anda bagikan dan mintalah alamat email mereka.

Ketiga, baca halaman editorial mereka. Beberapa media menyediakan email editor di halaman editor, yang biasanya ditemukan di bagian atas atau bawah situs web.

Entah Anda orang penjualan, pengelola akun, pemasar konten, pakar hubungan masyarakat, atau profesi apa pun yang menggunakan email untuk komunikasi sehari-hari, mengirim email ke kontak yang tepat akan meningkatkan tingkat keberhasilan.

Buatlah baris subjek yang menarik

Dengan keterbatasan waktu, mereka cenderung memilih secara selektif email yang mereka prioritaskan untuk membaca. Baris subjek menentukan email yang pertama kali mereka buka.
Untuk garis subjek yang efektif, buatlah pendek. Empat puluh persen email pertama kali dibaca di perangkat mobile, jadi jaga agar subjek tetap pendek dan manis. Kedua, membuat orang merasa istimewa. Perasaan eksklusivitas adalah hal yang sangat kuat. Bergantung pada apa yang ingin Anda promosikan, ada beberapa ungkapan yang dapat Anda gunakan untuk ini: "Anda diundang", "Pengumuman eksklusif", "Konten khusus untuk ...", dan banyak lainnya.

Ketiga, subjek perlu memperhatikan apa yang ada di dalamnya. Misalnya, jika Anda ingin menyampaikan sebuah cerita, gunakan, misalnya, "Studi Infografis iPhone 8 untuk Media A." Untuk memperkenalkan diri melalui email, pertimbangkan untuk mengatakan: "Hai (nama pribadi)!"

Jika Anda melakukannya dengan benar, Anda akan menonjol dari keramaian.

Personalisasi email anda

Untuk mempersonalisasi email, pertama sebutkan namanya atau nama perusahaan media. Sebuah nama adalah sesuatu yang istimewa yang dimiliki seseorang. Anda dapat mencantumkan pada awal saat Anda menyapa mereka, dan di bagian bawah saat Anda mengucapkan terima kasih. Misalnya, untuk nama orang tersebut: "Selamat pagi Andrew," dan "Selamat hari Andrew." Untuk nama media: "Saya ingin membagikan penelitian ini ke Media A."

Kedua, punya konteks. Bagi para editor untuk menceritakan kisah yang bagus, mereka membutuhkan karakter hebat. Mereka membutuhkan karakter dengan kepribadian, pendapat, cerita hebat mereka sendiri untuk diceritakan dan perspektif. Anda bisa memulai dengan menjelaskan secara singkat cerita yang ingin Anda bagikan dan mengapa cerita itu penting.

Saat Anda menyampaikan cerita Anda ke kelompok media besar, Anda bertarung dengan merek lain yang juga ingin mendapatkan liputan dari mereka. Jadi pastikan isi email Anda menarik perhatian mereka.

Susun bagan tubuh secara terstruktur

Sama seperti dalam pidato, email harus menarik dan menceritakan sebuah cerita yang bagus. Untuk melakukannya, pastikan email mudah diikuti. Email yang bagus harus terdiri dari pembukaan, pesan utama dan penutupan. Pembukaan ini terdiri dari pengenalan singkat tentang siapa Anda, di mana Anda mendapatkan kontak mereka dan mengapa Anda mengirim email.

Pesan utamanya terdiri dari hal utama yang ingin Anda tawarkan. Bisa jadi rincian penawaran atau tanya, atau data yang ingin Anda bagikan, antara lain.

Salah satu kesalahan yang sering dilakukan orang saat menutup email mereka adalah meringkas isinya. Ajakan bertindak yang jelas adalah cara yang lebih tepat untuk mengakhiri email. Jika Anda adalah sales person, Anda dapat meminta waktu untuk menelepon atau bertemu. Dalam kasus saya, saya berbagi cerita dan informasi, jadi saya mengingatkan mereka bahwa mereka dipersilahkan untuk datang kepada saya untuk pertanyaan apapun.

Kirimkan pada waktu yang tepat

Untuk meningkatkan peluang mendapat respon, kirim email pada waktu yang tepat.

Dalam menemukan waktu yang tepat, pastikan isinya sensitif waktu tapi cukup dengan waktu yang diberikan untuk mereka balas. Misalnya, jika ini tentang permintaan rapat, kirim email 3 sampai 4 hari sebelumnya.

Kedua, email mereka saat mereka di kantor. Bekerja melelahkan, jadi saat Anda mudik, Anda ingin beristirahat dan tidak membaca email. Banyak penelitian menyatakan bahwa waktu terbaik untuk mengirim email adalah sekitar pukul 08.00 sampai 12.00.

Email yang bagus tidak hanya bagus untuk pekerjaan Anda, tapi juga bagus untuk personal branding. Bila Anda secara konsisten mengirim email yang bagus, penerima akan mengingat Anda, sehingga meningkatkan tingkat keberhasilan email Anda.