Cara Memimpin Panggilan Konferensi dengan Efektif dan Efisien

Jika tim Anda jauh atau bahkan kekurangan ruang rapat, panggilan konferensi adalah cara terbaik untuk berbagi pembaruan atau mendapatkan umpan balik. Untuk memanfaatkan waktu (berharga) yang dimiliki setiap orang di telepon, orang yang memimpin panggilan harus membuat percakapan terus bergerak sambil memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk menyampaikan kata.

Tidak dapat melihat satu sama lain dan membaca isyarat visual dapat menyebabkan keheningan yang canggung, interupsi, dan tumpang tindih speaker - tetapi gunakan tips ini untuk menghindari pertukaran telepon yang ceroboh dan memimpin panggilan konferensi yang efektif.

Tunjuk sebuah pembawa acara.

Orang yang bertanggung jawab harus memperkenalkan semua orang. Jika itu Anda, pastikan untuk menyebutkan peran setiap orang, dan minta mereka menyapa sehingga orang-orang dapat mengidentifikasi suara mereka. Minta grup untuk membisukan ponsel mereka sehingga kebisingan latar belakang yang mengganggu bisa dihilangkan.

Oper bolanya.

Ajukan pertanyaan kepada individu alih-alih seluruh kelompok, yang terkadang menghasilkan jangkrik. Katakan, "Saya tahu ini adalah bidang keahlian Julie. Julie, apakah Anda punya sesuatu untuk ditambahkan? "Ini memberi orang kesempatan untuk berbicara dan memungkinkan Anda mendapatkan informasi, pemikiran, dan umpan balik dari seseorang dengan segera, membuat rapat lebih produktif.

Pertimbangkan alat konferensi.

Alat daring, seperti Zoom, memudahkan grup untuk menyumbangkan pemikiran tanpa mengganggu aliran panggilan. Peserta dapat mengajukan pertanyaan kepada pembawa acara atau membagikan tautan dan file untuk mendukung poin yang telah mereka buat.