Cara Melindungi Dokumen Microsoft Word Anda

Ingin mengunci dokumen Word yang penting? Berikut cara menambahkan kata sandi, membuat dokumen menjadi hanya-baca, dan memanfaatkan trik lain untuk melindungi file Anda yang paling sensitif.

Jika Anda memiliki informasi sensitif di Microsoft Word, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk mengamankan dokumen tersebut. Mungkin Anda ingin memastikan bahwa hanya Anda dan orang tertentu yang dapat membaca atau mengeditnya. Mungkin Anda ingin membatasi jenis modifikasi yang dapat dilakukan seseorang. Anda bahkan mungkin ingin meyakinkan pembaca bahwa ini adalah versi terakhir dari dokumen tersebut. Anda dapat melakukan semua ini dan lebih banyak lagi jika Anda tahu alat mana yang digunakan di Word.

Versi terbaru Microsoft Word menyajikan beberapa opsi untuk mengamankan dokumen Anda, termasuk mode hanya baca, proteksi kata sandi, pembatasan pengeditan, dan tanda tangan digital. Anda juga dapat menandai dokumen sebagai dokumen final sehingga orang tahu bahwa dokumen tersebut belum diubah sejak terakhir kali Anda menyimpannya.

Opsi ini berfungsi di Word 2016, 2013, dan 2010, tetapi kami akan menggunakan versi Microsoft 365 Word untuk panduan ini. Kemampuan untuk menandai dokumen sebagai final dan baca-saja adalah dua opsi terpisah dalam versi ini, tetapi digabungkan dalam rilis Word sebelumnya.

Mode Read-Only

Anda dapat memastikan tidak ada orang lain yang dapat mengedit dokumen dengan menjadikannya sebagai baca-saja. Buka File> Info> Lindungi Dokumen untuk melihat opsi keamanan Anda. Dari menu Protect Document, pilih Always Open Read-Only. Sekarang simpan saja dokumennya, tutup, lalu buka kembali.

Word mem-flash pesan bahwa penulis ingin Anda membukanya sebagai baca-saja, kecuali Anda perlu melakukan perubahan. Klik Yes untuk membuka dokumen dalam mode read-only. Tentu saja, siapa pun dapat mengatakan tidak dan membuka dokumen dalam mode edit. Tujuannya adalah untuk memudahkan orang membuka dokumen sebagai baca-saja untuk mengurangi kemungkinan membuat perubahan yang tidak diinginkan.

Untuk menghapus batasan hanya-baca, buka dokumen dalam mode edit. Klik menu File, buka Info> Lindungi Dokumen> Selalu Buka Hanya-Baca.

Enkripsi Kata Sandi

Anda dapat mengenkripsi dokumen dengan kata sandi dengan masuk ke File> Info> Lindungi Dokumen dan pilih opsi Enkripsi dengan Kata Sandi. Word akan meminta Anda untuk membuat kata sandi untuk dokumen tersebut. Pastikan untuk menggunakan sandi yang rumit tetapi mudah diingat karena tidak ada cara untuk mengambil atau menyetel ulang kode jika Anda lupa.

Sekarang simpan dokumen, tutup, dan buka kembali dan Word akan meminta Anda (dan orang lain) untuk memasukkan kata sandi untuk mengakses dokumen.

Untuk menghapus kata sandi, klik menu File, buka Info, dan pilih Lindungi Dokumen, lalu klik Enkripsi dengan Kata Sandi. Jendela pop-up akan muncul di mana Anda dapat menghapus kata sandi yang dikaburkan, lalu klik OK. Simpan kembali dan tutup dokumen, dan kali berikutnya Anda membukanya, Anda tidak akan dimintai kata sandi.

Batasi Pengeditan Format

Anda dapat membatasi cara pengeditan dokumen Anda. Klik File> Info> Proteksi Dokumen dan pilih Batasi Pengeditan. Dokumen Anda kemudian menampilkan panel Batasi Pengeditan di sisi kanan dokumen untuk pemformatan dan pembatasan pengeditan. Di sini, Anda bisa memberi izin kepada orang lain untuk membaca dokumen Anda, memilih bagian mana yang bisa mereka edit, dan memilih bagaimana mereka melakukannya.

Centang kotak di samping "Batasi pemformatan ke pilihan gaya" untuk mencegah orang mengubah pemformatan dokumen Anda. Klik Pengaturan untuk membuka jendela pop-up Pembatasan Pemformatan, yang menampilkan semua perubahan gaya yang diizinkan secara default. Anda dapat mempertahankannya sebagaimana adanya, mengubahnya menjadi Minimum yang Direkomendasikan, atau mengubahnya menjadi Tidak Ada. Jika Anda tidak yakin pengaturan mana yang harus dipilih, pilih Recommended Minimum.

Anda juga dapat mencentang salah satu dari tiga opsi di bawah Pemformatan untuk mengizinkan Format Otomatis menimpa pembatasan pemformatan, memblokir kemampuan untuk beralih tema atau skema, dan memblokir kemampuan untuk beralih Kumpulan Gaya Cepat. Jika Anda tidak yakin, biarkan ketiga setelan ini tidak dicentang. Klik OK untuk menutup jendela Pembatasan Pemformatan.