Muak dengan Rapat Kerja yang Tidak Produktif? Inilah 3 Cara Untuk Memperbaikinya

Rapat terkadang terasa seperti pemborosan waktu meja yang tidak perlu. Ya, kalau dipikir-pikir, banyak rapat sepertinya mereka mungkin bisa diganti dengan email, tetapi tidak selalu.

Berkumpul secara tatap muka sering kali bisa menjadi pilihan komunikasi kerja terbaik — itu hanya tergantung pada keadaan.

Sebagai contoh, menemukan kesulitan untuk mengomunikasikan pikiran, ide, atau umpan balik kepada suatu kelompok dalam waktu kurang dari beberapa paragraf? Apakah banyak departemen terlibat? Apakah Anda mencari umpan balik atau curah pendapat yang lebih terbuka?

Memilih untuk bertemu. Dan ketika Anda melakukannya, pastikan Anda memanfaatkan sebagian besar waktu yang Anda miliki dengan grup.

Inilah cara mengatur suasana hati, membuat segala sesuatunya bergerak, mengatur waktu dengan benar, dan menyampaikan kata bijak dalam rapat kerja.

1. Pengaturan waktu adalah segalanya.

Kelelahan dalam pengambilan keputusan umumnya terjadi seiring berjalannya waktu, kata Melody Wilding, seorang pekerja sosial berlisensi dan pelatih karier. Untuk alasan ini, jadwalkan laporan statistik, logistik, atau rapat mur dan baut lainnya untuk pagi hari (pasca-kopi!), Ketika orang cenderung lebih tajam dan lebih fokus.

Sore hari (pasca makan siang), di sisi lain, ketika orang secara alami lelah (ritme sirkadian manusia cenderung menurun secara alami sekitar pukul 3 sore) paling baik digunakan untuk curah pendapat atau pertemuan yang bebas mengalir. Bahkan, menurut sebuah studi dari Albion College, Anda sebenarnya lebih kreatif ketika Anda lelah.

2. Terus bergerak (selagi masih terdengar).

Etiket rapat harus sangat intuitif, tetapi ada beberapa pedoman aman untuk diikuti untuk komunikasi yang optimal. Untuk menghindari mengganggu kolega dan memutus aliran rapat, tunggu sesaat setelah seseorang berbicara untuk memastikan mereka selesai. Kemudian merasa bebas untuk melompat masuk.

Berjuang untuk mendapatkan kata-kata? Coba "bookmark" dengan mengangkat tangan sedikit, seperti memberi sinyal pelayan; ini memberi tahu semua orang tentang Anda selanjutnya, kata Vanessa Van Edwards, penulis Captivate: The Science of Succeeding with People.

3. Tetapkan nada untuk kolaborasi dan produktivitas.

Menggunakan bahasa inklusif, seperti "kita", bukan "Anda" atau "Aku," membantu menumbuhkan rasa persatuan, terutama dalam pengaturan yang tegang, kata Van Edwards.

Di mana Anda bertemu dan bagaimana ruang diatur memengaruhi atmosfer juga: Penelitian dari dua sekolah bisnis Kanada menemukan bahwa duduk di meja bundar mendorong kolaborasi, sementara meja persegi dapat memicu persaingan.