3 Kesalahan Email Umum yang Membunuh Produktivitas Di Tempat Kerja

Business Insider baru-baru ini mencari tahu jawaban tiga ahli produktivitas untuk mengetahui kebiasaan apa yang paling banyak menghabiskan waktu di tempat kerja.

Mereka semua mengatakan hal yang persis sama: email.

Forbes melaporkan 66% responden terhadap satu studi produktivitas mengatakan bahwa mereka memeriksa inbox mereka terlebih dahulu di pagi hari.

Ini adalah kebiasaan yang bisa menjadi jebakan besar.

"Kotak masuk Anda adalah daftar orang lain untuk Anda lakukan, selaras dengan tujuan dan sasaran mereka, bukan tujuan dan sasaran Anda," "Work Simply: Merangkul Kekuatan Gaya Produktifitas Pribadi Anda", Carson Tate mengatakan kepada Business Insider. "Anda mengorbankan salah satu periode paling produktif di hari Anda, awal, saat Anda segar, waspada, dan belum secara mental lelah untuk bereaksi terhadap apa yang orang lain inginkan dari Anda versus menggunakan energi terfokus untuk memajukan tujuan Anda."

Dia merekomendasikan melarang diri memeriksa email Anda begitu Anda masuk ke kantor. Anda dapat selalu membagikan beberapa saat di penghujung hari untuk mendapatkan email.

Tapi ini bukan hanya tentang kapan kami memeriksa kotak masuk kami - begitulah cara kami menulis email itu sendiri.

"Kami menulis email yang terlalu panjang," "Empat Detik: Sepanjang Waktu Anda Harus Ganti Kebiasaan Counter-Produktif dengan Orang yang Benar-benar Bekerja" penulis Peter Bregman mengatakan kepada Business Insider. "Jawaban yang lebih pendek dibaca oleh penerima. Yang lebih lama ditunda. "

Dan itu bukan hanya tentang kualitas - ini tentang kuantitas juga.

"Banyak email yang bisa membanjiri," "Menemukan Kesuksesan dalam Saldo: Perjalanan Saya ke Pikiran Ceria" tulis Apryl Zarate Schlueter kepada Business Insider. "Berapa kali Anda mendengar seseorang mengatakan sesuatu tentang efeknya, 'Ugh, ada 382 email yang belum dibaca di inbox saya? Gagasan bahwa ratusan barang menunggu respons atau tindakan Anda secara otomatis membuat Anda merasa perlu melakukan banyak hal, dan menyebabkan stres. "

Stres ini bisa lebih jauh menurunkan produktivitas Anda dan menyebabkan Anda menunda-nunda tugas yang lebih penting.

"Sering kali saya kewalahan, satu-satunya hal yang dapat saya lakukan untuk menenangkan stres adalah melalui kotak masuk saya dan mengirimkan email, dan itu terus-menerus membawa saya menjauh dari hal-hal yang lebih penting dan mendesak," kata Schlueter.

Email adalah bagian penting dari kehidupan kerja modern. Tidak realistis untuk memotongnya seluruhnya. Dan terkadang, Anda harus melepaskan semuanya dan menanggapi email yang mendesak.

Tapi Schlueter, Tate, dan Bregman memiliki beberapa saran untuk mengurangi inbox yang meluap tanpa mengorbankan produktivitas Anda sendiri.

• • Berhenti menggunakan email untuk percakapan bolak-balik antar kelompok.
• • Angkat telepon bila memungkinkan.
• • Gunakan filter email untuk mengatur kotak masuk Anda.
• • Batasi pemeriksaan inbox Anda sampai jumlah waktu tertentu, lebih baik menjelang akhir hari.

"Begitulah cara Anda mendapatkan pekerjaan yang nyata dan berarti," kata Tate. "Email bisa menunggu."