4 Esensi Perencanaan Dalam Layanan Pelanggan

Setiap startup umumnya memiliki tim untuk hal-hal yang sama yaitu produk dan pertumbuhan bisnis. Namun, ada satu hal lagi yang harus diprioritaskan oleh setiap tim yaitu layanan pelanggan. Memiliki tim penjualan yang efektif memang bagus, tetapi jika Anda tidak benar-benar memikirkan mengenai layanan pelanggan, maka Anda tidak hanya melewatkan tentang penjualan, tetapi retensi pelanggan Anda akan segera menurun. Lalu bagaimana Anda dapat menawarkan layanan pelanggan yang besar jika Anda kekurangan tim? Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan yang mungkin dapat membantu Anda dalam merencanakan layanan pelanggan yang hebat.

1. Tawarkan Beberapa Sarana Kontak

Hal pertama dan terpenting, perusahaan Anda harus mudah untuk berhubungan dengan pelanggan. Selain memiliki email dan nomor telepon di website Anda, pastikan Anda aktif pada setidaknya salah satu jaringan sosial media yang utama. Tidak yakin mana platform yang bisa Anda gunakan? Maka Anda bisa memilih Twitter. Kebanyakan keluhan dan saran akan dibuat di sana oleh pelanggan. Melalui Twitter, Anda bisa menemukan pelanggan-pelanggan potensial dan memberikan informasi kontak dari bisnis Anda dengan baik.

2. Menanggapi Umpan Balik Dengan Cepat

Langkah berikutnya, setelah memiliki semua bentuk dari kontak dengan pelanggan adalah menanggapi umpan balik yang Anda dapatkan. Akan lebih baik jika Anda menanggapi setiap umpan balik yang Anda terima dengan segera. Penting untuk melakukannya dalam waktu 24 jam non stop. Jika tidak, pelanggan akan berpikir bahwa Anda tidak mendengarkan dan tidak perhatian terhadap umpan balik dari pelanggan.

3. Melatih Staf Layanan Pelanggan Dengan Lebih Baik

Bekerja dalam hal layanan pelanggan memiliki reputasi paling sulit dan emosional. Hal ini karena fakta bahwa kebanyakan orang memberikan umpan balik yang negatif. Jadi bagaimana Anda menjaga staf untuk melakukan tugas ini dengan baik? Bekali mereka dengan kemampuan mental, emosional, fisik, dan digital untuk menangani keluhan pelanggan dengan ramah dan dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan dan masalah yang diajukan oleh pelanggan. Sebaiknya Anda menyewa sebuah perusahaan pelatihan dalam layanan pelanggan atau membayar kursus bagi staf Anda dalam layanan pelanggan. Kursus ini tidak hanya mencakup tentang menjawab pertanyaan dengan etika, tetapi juga akan menawarkan wawasan tentang bagaimana untuk merespon dalam situasi sulit dan tidak memungkinkan.

4. Chatting Di Situs

Jika Anda memiliki anggaran yang cukup, maka Anda bisa berinvestasi untuk memiliki sistem chat yang tepat di situs Anda. Sebuah studi dari ATG Global Consumer Trend menyebutkan bahwa 90 persen pelanggan menganggap live chat sangat bermanfaat. Selain itu, survei dari emarketer.com menunjukkan bahwa lebih dari dua pertiga pelanggan akan kembali ke situs web yang menawarkan live chat. Ini membantu Anda dalam menanggapi umpan balik dengan cepat pada saat yang tepat. Terlebih lagi, Anda dapat menghindari pengalaman pelanggan yang buruk karena kebingungan dalam mendapatkan informasi.

Jika Anda tidak yakin memiliki bandwidth untuk mengakomodasi layanan pelanggan, maka tanyakan pada diri sendiri betapa pentingnya pelanggan Anda dan betapa pentingnya reputasi merek Anda. Jika kedua faktor tersebut penting bagi Anda, maka melakukan perencanaan dalam layanan pelanggan adalah pilihan terbaik.